Fallstudie · Heizung & Hauswasser

Ein Wartungsvertrag, der sich selbst erinnert.

Die Weitblick Immobilien AG lässt die Gastherme und den Hauswasserfilter ihrer Wohnanlage Am Wall von Haustechnik Sommer warten – einmal im Jahr. Wir zeigen einen ganzen Vertragszyklus: vom Abschluss über die fällige Wartung bis zur Rechnung. Und warum keiner dabei an einen Termin denken muss.

LSLars SommerMeister, Inhaber ABAnna BergerBüro JWJonas WolfGeselle SRSabine RothObjektverwaltung Weitblick HBHerr BrandtHausmeister
2Anlagen in einem Vertrag
16Prüfpunkte, davon 6 mit Messwert
0vergessene Wartungstermine
189 €Pauschale netto je Wartung, Anfahrt inklusive

Firma, Personen und Beträge sind erfunden – genau so finden Sie sie in unserer Demo „Handwerk“.

Jahr 1 September, Ortstermin

Erst die Anlagen, dann der Vertrag

Frau Roth von der Objektverwaltung möchte nicht mehr jedes Jahr selbst daran denken müssen. Lars schaut sich mit Herrn Brandt den Heizungsraum an und fotografiert die Typenschilder. Im Büro legt Anna beide Anlagen in der Anlagenkartei des Kunden an – mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Baujahr und Standort.

In NextRB Unternehmer
  • Anlagenkartei je Kunde, Foto vom Typenschild gleich dabei
  • Der Anlagentyp bringt seine Checkliste mit – Gastherme, Wärmepumpe, Enthärtung, Filter …
  • Hinweise wie „Schlüssel beim Hausmeister“ stehen später beim Monteur
haustechnik-sommer.nextrb.eu/wawi/wartung · Anlagen

Anlagen · Weitblick Immobilien AG

Anlage anlegen
Gas-Brennwerttherme
Vaillant ecoTEC plus VC 25 · SN 21184500100 · Bj. 2019
Gas-BrennwertgerätHeizungsraum Keller
Rückspülfilter mit Druckminderer
Judo PROFI-QC 1" · Bj. 2019
Filter / DruckmindererHausanschlussraum
Schlüssel beim Hausmeister, Herr Brandt
Jahr 1 zwei Tage später

Der Vertrag – in fünf Minuten

Anna wählt Kunde und Anlagen, NextRB Unternehmer schlägt die Leistungen passend zu den Anlagentypen vor. Pauschale 189 € netto, Anfahrt inklusive, jährlich, abgerechnet nach jeder Wartung. Als Vorteil für Vertragskunden: bevorzugte Termine bei Störungen und 10 % auf Ersatzteile. Das PDF geht an Frau Roth, unterschrieben kommt es zurück – Anna stellt den Vertrag auf „aktiv“.

In NextRB Unternehmer
  • Intervall jährlich oder halbjährlich, Abrechnung im Voraus oder nach der Wartung
  • Laufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfrist im Vertrag
  • Vertrag als PDF mit Anlagenliste und Unterschriftsfeldern
…/wawi/wartung · Vertrag WV-0002
WartungsvertragNr. WV-0002
Objekt: Wohnanlage Am Wall · Am Wall 140 · 28195 Bremen
§ 1 VertragsgegenstandGas-Brennwerttherme Vaillant ecoTEC plus · Rückspülfilter Judo PROFI-QC
§ 3 Wartungsintervalljährlich – der Auftragnehmer schlägt rechtzeitig einen Termin vor
§ 4 Vergütung189,00 € netto je Wartung zzgl. 19 % USt (224,91 € brutto), einschließlich Anfahrt, berechnet nach jeder Wartung
§ 6 Laufzeit12 Monate, verlängert sich jeweils um 12 Monate, Kündigung 3 Monate zum Laufzeitende
AuftragnehmerAuftraggeber
aktivjährlichnach WartungPDF
Jahr 2 Ende September, Montag

NextRB Unternehmer meldet sich zuerst

Ein Jahr ist um. Niemand hat einen Zettel an die Pinnwand geheftet – Anna sieht unter „Wartung · Fällig“: Weitblick in zwölf Tagen. Sie tippt auf „Termin vorschlagen“, wählt Dienstag, 8:00 Uhr, und Frau Roth hat eine freundliche Mail im Postfach. Ihre Antwort: Passt, Herr Brandt schließt auf.

In NextRB Unternehmer
  • Fällige Wartungen der nächsten Wochen auf einen Blick
  • Terminvorschlag per E-Mail aus dem eigenen Postfach – mit den Anlagen im Text
  • Die Antwort des Kunden landet direkt im Büro
…/wawi/wartung · Fällig
FälligVerträgeAnlagenChecklisten
Weitblick Immobilien AG
WV-0002 · Gastherme, Rückspülfilter · jährlichin 12 Tagen
Termin vorschlagenEinsatz planen
Familie Krüger
WV-0003 · Enthärtungsanlage · halbjährlichin 6 Wochen
An s.roth@beispiel.invalid
Betreff Terminvorschlag Wartung – Dienstag, 6. Oktober

Guten Tag Frau Roth,

die Wartung Ihrer Anlagen (Wartungsvertrag WV-0002) steht an: Gas-Brennwerttherme, Rückspülfilter mit Druckminderer.

Unser Terminvorschlag: Dienstag, 6. Oktober, 8:00 Uhr.

Jahr 2 am selben Tag

Ein Klick: aus der Wartung wird ein Einsatz

„Einsatz planen“ legt die Wartung an und dazu eine Baustelle mit Anschrift, Kontakt und allem, was Jonas wissen muss: welche Anlagen, wo sie stehen, wer aufschließt. Lars teilt Jonas für Dienstag ein.

In NextRB Unternehmer
  • Wartungseinsatz läuft über dieselbe Baustelle wie jeder andere Auftrag
  • Anlagen, Leistungen und Hinweise stehen schon unter „Was ist zu tun?“
  • Monteure per Kachel einteilen – der Einsatz steht in der Plantafel, Doppelbelegungen werden rot
…/wawi/baustellen

Wartung WV-0002 · Weitblick

zum Vertrag
Was ist zu tun?
Wartung lt. Vertrag WV-0002 • Gas-Brennwerttherme (Vaillant ecoTEC plus) – Heizungsraum Keller • Rückspülfilter mit Druckminderer – Hausanschlussraum Schlüssel beim Hausmeister, Herr Brandt
TerminDi, 6. Oktober · 8:00
JonasMiaLars+
Jahr 2 Dienstag, 8:10 Uhr im Heizungsraum

Die Checkliste in der Hand – und das Gedächtnis vom letzten Jahr

Jonas öffnet die Wartung auf dem Handy. Über der Checkliste steht, was der Kollege letztes Jahr notiert hat: Membran Ausdehnungsgefäß spröde – Tausch empfohlen. Er hat das passende Gefäß gleich im Transporter. Punkt für Punkt hakt er ab, trägt die Messwerte ein, tauscht das Gefäß und bucht es als Material. Danach der Filter – vier Punkte, fertig.

In NextRB Unternehmer
  • Checkliste je Anlage: in Ordnung oder Mangel, Messwerte mit Einheit
  • Bemerkungen und Mängel vom letzten Mal stehen obenauf
  • Zeiten und Material wie auf jeder Baustelle
‹ BaustellenJonas Wolf
Wartung WV-0002 · 1 von 2 Anlagen geprüft
Gas-Brennwertthermeoffen
Letztes Mal: Membran Ausdehnungsgefäß spröde – Tausch empfohlen.
Brenner und Wärmetauscher reinigen✓✗
Siphon und Kondensatablauf✓✗
Gas-Anschlussdruck20,3 mbar✓✗
CO im Abgas16 ppm✓✗
Abgasverlust1,7 %✓✗
Vordruck Ausdehnungsgefäß1,5 bar✓✗
Anlagendruck1,8 bar✓✗
Ausdehnungsgefäß 18 l getauscht, Anlage befüllt und entlüftet.
Rückspülfilter✓
Jahr 2 Dienstag, 9:40 Uhr

Wartungsprotokoll mit Unterschrift

Herr Brandt sieht sich auf dem Handy das Protokoll an – jede Anlage, jeder Punkt, jeder Messwert – und unterschreibt mit dem Finger. Das PDF geht sofort an die Objektverwaltung. Frau Roth legt es zur Anlagenakte; beim nächsten Gespräch mit dem Schornsteinfeger hat sie alles beisammen.

In NextRB Unternehmer
  • Protokoll-PDF mit allen Prüfpunkten, Messwerten und Mängeln
  • Per E-Mail an den Kunden, sobald unterschrieben ist
  • Die nächste Fälligkeit rückt automatisch ein Jahr weiter
Wartungsprotokoll_Weitblick.pdf
WartungsprotokollVertrag WV-0002
Gas-Brennwerttherme · Vaillant ecoTEC plus · SN 21184500100
Brenner und Wärmetauscher gereinigtin Ordnung
Gas-Anschlussdruck20,3 mbarin Ordnung
CO im Abgas16 ppmin Ordnung
Abgasverlust1,7 %in Ordnung
Anlagendruck1,8 barin Ordnung
Rückspülfilter · 4 Punkte · alle in Ordnung · Ausgangsdruck 4,0 bar
Unterschrieben von Herrn Brandt, Hausmeister · 9:40 Uhr
✓ An s.roth@beispiel.invalid gesendet · nächste Wartung im Oktober des nächsten Jahres
Jahr 2 Dienstag, 11:15 Uhr

Die Rechnung kommt aus dem Vertrag

Im Reiter „Fällig“ steht die Wartung jetzt unter „abzurechnen“. Ein Klick, und der Rechnungsentwurf enthält die Pauschale aus dem Vertrag. Das Ausdehnungsgefäß und die halbe Stunde für den Tausch übernimmt Anna aus der Seiteninfo „Von der Baustelle“ – die 10 % Vertragsnachlass auf das Ersatzteil gleich mit. Noch vor der Mittagspause ist die Rechnung raus.

In NextRB Unternehmer
  • Pauschale aus dem Vertrag als erste Position
  • Material und Zusatzarbeit von der Baustelle übernehmen
  • Das Protokoll hängt als PDF an der Rechnung
…/wawi/rechnungen/RE-2026-0478
RechnungRE-2026-0478
Leistungsort: Wohnanlage Am Wall, Bremen
Wartungspauschale jährlich lt. Vertrag WV-0002189,00 €
Membran-Ausdehnungsgefäß 18 l
64,90 € abzgl. 10 % Vertragsnachlass		58,41 €
Tausch Ausdehnungsgefäß Geselle 0,5 Std31,00 €
Netto278,41 €
USt 19 %52,90 €
Rechnungsbetrag331,31 €
Von der Baustelle
Übernehmen
✍ Protokoll unterschrieben
Und bei Privatkunden? Familie Krüger

Im Voraus abgerechnet – ganz von allein

Nach dem neuen Bad hat Familie Krüger auch die Enthärtungsanlage in Sommers Hände gegeben: halbjährlich, 79 € netto, im Voraus. Als Anna den Vertrag aktiviert hat, hat NextRB Unternehmer gleich eine wiederkehrende Rechnung angelegt – alle sechs Monate geht sie raus, ohne dass jemand daran denkt. Kündigt Familie Krüger irgendwann, endet auch die Rechnung zum selben Tag.

In NextRB Unternehmer
  • Abrechnung im Voraus über die wiederkehrende Rechnung im Rhythmus des Vertrags
  • Kündigung beendet Vertrag und wiederkehrende Rechnung gemeinsam
  • Wartung und Protokoll laufen genau wie bei Weitblick
…/wawi/wartung · Verträge
FälligVerträgeAnlagenChecklisten
WV-0002 · Weitblick Immobilien AG
2 Anlagen · jährlich · nach Wartungaktiv
WV-0003 · Familie Krüger
Enthärtungsanlage · halbjährlich · im Vorausaktiv
WV-0004 · Café Kranich
Hebeanlage Küche · jährlichEntwurf
Wiederkehrende Rechnung Krügeralle 6 Monate
Betrag je Rechnung94,01 €
Aktive Verträge2
Wartungen in 8 Wochen2

Was sich gegenüber Kalender und Ordner ändert

Bisher

  • Wartungstermine stehen im Kalender des Meisters – oder in seinem Kopf
  • Der Monteur weiß vor Ort nicht, was letztes Jahr auffiel
  • Messwerte auf einem Durchschreibeblock, der Kunde bekommt den gelben Zettel
  • Die Pauschale wird vergessen oder doppelt berechnet
  • Verträge laufen weiter, obwohl der Kunde längst gekündigt hat

Mit NextRB Unternehmer

  • Die Fällig-Liste zeigt jede Wartung rechtzeitig – Terminvorschlag per Mail
  • Anlagen, Hinweise und Mängel vom letzten Mal stehen auf dem Handy
  • Checkliste mit Messwerten, Protokoll mit Unterschrift, sofort beim Kunden
  • Rechnung aus dem Vertrag – nach der Wartung oder automatisch im Voraus
  • Kündigung beendet Vertrag und wiederkehrende Rechnung gemeinsam

Klicken Sie diesen Fall selbst durch.

In der Demo „Handwerk“ finden Sie unter „Wartung“ die Verträge von Weitblick, Familie Krüger und Café Kranich – samt Anlagen, Checklisten und den Messwerten der letzten Wartung. Ohne Anmeldung, einfach ausprobieren.

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Weitere Fallstudie: eine Badsanierung von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung →