Fallstudie · Sanitär & Heizung

Ein neues Bad – von der ersten Mail bis zum Geld auf dem Konto.

Familie Krüger möchte ihr 30 Jahre altes Bad im Obergeschoss erneuern. Wir begleiten den Auftrag bei Haustechnik Sommer durch alle acht Schritte – und zeigen, was NextRB Unternehmer dabei jeweils übernimmt.

LSLars SommerMeister, Inhaber ABAnna BergerBüro JWJonas WolfGeselle MHMia HartmannAuszubildende PKPetra KrügerKundin
27Tage von der Anfrage bis zur Zahlung
4Belege – keine Zeile doppelt getippt
0Stundenzettel aus Papier
4.884 €Gesamtauftrag brutto, pünktlich bezahlt

Firma, Personen und Beträge sind erfunden – genau so finden Sie sie in unserer Demo „Handwerk“.

Tag 1 Montag, 8:12 Uhr

Die Anfrage

Petra Krüger schreibt: Unser Bad oben ist von 1994. Wir hätten gern eine bodengleiche Dusche, ein Wand-WC und einen neuen Waschtisch. Anna legt sie im Büro als Interessentin an, notiert die Wünsche und vereinbart einen Termin vor Ort.

In NextRB Unternehmer
  • Interessent mit Ansprechpartner und Notiz – noch kein Kundenkonto nötig
  • Ein Klick macht später aus der Interessentin eine Kundin, alle Angaben gehen mit
haustechnik-sommer.nextrb.eu/wawi/interessenten

Interessenten

Interessent anlegen
Familie Krüger
Rosenhain 3 · 27751 DelmenhorstI-1042
Bad OG, Bj. 1994 – bodengleiche Dusche, Wand-WC, Waschtisch 60 cm. Vor-Ort-Termin Di 16 Uhr.
E-MailIn Kunden umwandeln
Tag 2 Dienstag, abends

Aufmaß und Angebot

Lars misst vor Ort auf. Am Abend schreibt er das Angebot: Material über die Artikelsuche, die Arbeitszeit als Lohnposition mit Lohngruppe – Geselle und Meister haben ihren eigenen Satz. Die Baustelle legt er gleich mit an, die Anschrift kommt aus dem Kundenstamm.

In NextRB Unternehmer
  • Positionsart L für Lohn: Stunden × Satz der Lohngruppe
  • Baustelle direkt beim Erfassen wählen – steht als Leistungsort auf dem Angebot
  • Per E-Mail als PDF, der Lohnanteil nach § 35a ist schon ausgewiesen
…/wawi/angebote/AN-2026-0187
Angebot AN-2026-0187Familie Krüger
Baustelle: Bad OG, Familie Krüger · Rosenhain 3 · 27751 Delmenhorst
Waschtisch Keramik 60 cm, weiß1 Stk189,00 €
Wand-WC spülrandlos inkl. Sitz1 Stk329,00 €
Unterputz-Thermostat Dusche1 Stk412,00 €
Kupferrohr 15 mm18 m266,40 €
Arbeitszeit Geselle24 Std1.488,00 €
Abnahme, Einweisung Meister3 Std234,00 €
Anfahrt Pauschale4 ×156,00 €
Netto3.074,40 €
USt 19 %584,14 €
Angebotssumme3.658,54 €
Lohnanteil nach § 35a EStG: 2.234,82 € (inkl. USt)
Tag 5 Freitag, 19:42 Uhr

Zusage – auf dem Sofa unterschrieben

In der Angebots-Mail steckt ein persönlicher Link. Freitagabend öffnet Petra Krüger ihn auf dem Handy, sieht jede Position, nimmt an und unterschreibt mit dem Finger. Eine Minute später hat sie die Auftragsbestätigung im Postfach – mit dem Angebot zum Vergleich. Am Montag schickt Anna die erste Abschlagsrechnung über 30 %, als E-Rechnung.

In NextRB Unternehmer
  • Angebot online annehmen: Name, Unterschrift, Zeitpunkt und Gerät als Nachweis
  • Die Auftragsbestätigung entsteht und geht automatisch raus – Positionen und Baustelle gehen mit
  • Abschlagsrechnung aus dem Auftrag, Prozent oder fester Betrag – jede Rechnung ist ZUGFeRD
…/wawi/auftraege/AU-2026-0064
AngebotAN-0187
Auftragsbest.AU-0064
Abschlag30 %
Schlussfolgt
Online angenommen
Petra Krüger · Fr 19:42 · iPhoneunterschrieben
Auftragsbestätigung AU-0064 mit dem Angebot an p.krueger@beispiel.invalid gesendet
Abschlagsrechnung RE-2026-0412
30 % aus Auftrag AU-0064 · ZUGFeRD1.097,56 €
per E-Mail gesendetE-Rechnung
Tag 8 Montag

Die Baustelle wird geplant – mit dem Fliesenleger

Lars zieht Jonas und Mia in der Plantafel auf die Woche ab dem 15. Tag. Fliesen legt Herr Kaya, mit dem er seit Jahren arbeitet: Lars trägt ihn als beteiligtes Gewerk ein und schickt ihm den Zeitplan-Link. Herr Kaya sieht, wann die Vorwand steht, und trägt Dienstag und Mittwoch selbst ein – Lars bekommt eine Mail, Jonas sieht es auf dem Handy. Kein Telefonat, kein Zettel.

In NextRB Unternehmer
  • Plantafel: Monteure und andere Gewerke auf einen Blick, Balken zum Ziehen
  • Zeitplan-Link für fremde Firmen – ohne Anmeldung, ohne Namen Ihrer Mitarbeiter, ohne Preise
  • Hinweis, Kontakt vor Ort und die anderen Gewerke erscheinen auf dem Handy des Monteurs
…/wawi/plantafel

Plantafel · Bad OG, Familie Krüger

Tag 15 – 19
Mail an Lars: Fliesenleger (Fliesen Kaya) – neuer Termin Di – Mi über den Zeitplan-Link
Tag 15 – 18 auf der Baustelle

Erfasst, wo die Arbeit passiert

Jonas öffnet morgens die Baustelle auf dem Handy und tippt „Arbeit starten“. Die Uhr läuft auf dem Server weiter – auch wenn das Handy in der Tasche liegt. Zwischendurch: zwölf Pressfittings aus dem Transporter, ein Foto der fertigen Vorwand und eine Notiz: Fliesen hinter dem alten WC lose – mit Frau Krüger besprochen. Der Thermostat ist nicht mitgekommen – Jonas tippt „Unterbrechen für Besorgung“, holt ihn beim Großhändler und macht nach 45 Minuten mit „Arbeit fortsetzen“ weiter.

In NextRB Unternehmer
  • Zeit per Start/Stopp, als Stunden oder von–bis
  • Material aus der Artikelsuche – ohne Preise auf dem Handy
  • Besorgungen beim Großhändler oder in der Werkstatt als eigene Zeitart
  • Fotos und Notizen landen direkt an der Baustelle im Büro
‹ BaustellenJonas Wolf
Arbeitszeit läuft · seit 07:003:12:40Stopp
Zeit nachtragen
Notiz
Material
Foto
Foto · Vorwand gestellt
Besorgung 0:45 Std · Großhändler
Material · 12 Stk Pressfitting Winkel 15 mm
Notiz · Fliesen hinter dem alten WC lose
Arbeitszeit 8:30 Std · Mia Hartmann
Tag 18 Donnerstag, 15:25 Uhr

Abnahme mit Unterschrift

Das Bad ist fertig. Lars geht mit Frau Krüger durch, Jonas zeigt ihr den Arbeitsnachweis auf dem Handy: alle Zeiten, jedes Material, ohne Preise. Sie schreibt Arbeiten sauber ausgeführt dazu und unterschreibt mit dem Finger. Zwei Sekunden später hat sie das PDF im Postfach.

In NextRB Unternehmer
  • Arbeitsnachweis mit Kundenunterschrift, sofort per E-Mail
  • Unterschriebene Einträge sind danach festgeschrieben
  • Kein Streit über Stunden – der Nachweis hängt später an der Rechnung
ArbeitsnachweisFertig
Arbeitszeit Jonas Wolf31:00 Std
Arbeitszeit Mia Hartmann15:30 Std
Material 12 Stk Pressfitting, 18 m Kupferrohr …
Name des Unterzeichners
Petra Krüger
✓ An p.krueger@beispiel.invalid gesendet
Tag 19 Freitag, 9:05 Uhr

Die Schlussrechnung schreibt sich fast selbst

Anna öffnet die Schlussrechnung. Rechts steht „Von der Baustelle“: alles, was Jonas und Mia erfasst haben. Ein Klick auf „Übernehmen“ – die Stunden landen mit der richtigen Lohngruppe auf der Rechnung, das Material mit seinem Preis. Die Besorgung nimmt sie heraus – der Thermostat fehlte wegen eines Lieferverzugs, das soll Frau Krüger nicht bezahlen. Der Abschlag wird automatisch abgezogen. Raus geht die Rechnung zusammen mit dem unterschriebenen Nachweis.

In NextRB Unternehmer
  • Erfassung vom Handy mit einem Klick als Positionen übernehmen – jeder Eintrag einzeln abwählbar
  • Abschläge zieht die Schlussrechnung selbst ab
  • § 35a: Lohnanteil für die Steuererklärung der Kundin ausgewiesen
…/wawi/rechnungen/RE-2026-0451
SchlussrechnungRE-2026-0451
Material lt. Aufstellung1.296,20 €
Arbeitszeit Geselle 31 Std1.922,00 €
Arbeitszeit Azubi 15,5 Std496,00 €
Abnahme Meister 3 Std234,00 €
Anfahrt Pauschale 4 ×156,00 €
Netto4.104,20 €
USt 19 %779,80 €
Gesamt4.884,00 €
abzgl. Abschlag RE-0412−1.097,56 €
Zu zahlen3.786,44 €
Lohnanteil nach § 35a EStG: 3.341,52 € (inkl. USt)
Von der Baustelle
Übernehmen
✍ vom Kunden unterschrieben
Tag 27 Samstag

Bezahlt. Und was bleibt.

Frau Krüger überweist den Rest, die offenen Posten sind leer. Die Rechnung des Großhändlers – Thermostat und Waschtisch, dazu Material für eine andere Baustelle – hat Anna anteilig dem Bad zugeordnet. Lars öffnet die Nachkalkulation: gut verdient, aber 50 statt 27 Stunden. Mias Stunden hatte er nicht eingeplant, die losen Fliesen kosteten Jonas einen halben Tag. Das nächste Bad kalkuliert er mit Azubi.

In NextRB Unternehmer
  • Nachkalkulation je Baustelle: kalkuliert, erfasst, berechnet – mit Deckungsbeitrag
  • Eingangsrechnungen ganz oder anteilig auf Baustellen verteilen
  • Zahlung buchen, DATEV-Export für den Steuerberater, wenn der Monat um ist
…/wawi/baustellen · Nachkalkulation

Bad OG, Familie Krüger

bezahlt
Erlös netto4.104,20 €berechnet · kalkuliert 3.074,40 €
Kosten2.587,95 €Lohn 1.736,75 · Material 412,30 · Eingangsrechnung 438,90
Deckungsbeitrag1.516,25 €▲ 36,9 % vom Erlös
Stunden50:15 Std▲ 186 % von 27:00 Std
Besorgungen 0:45 Std · Großhandelsrechnung GH-88213: 438,90 € von 612,40 € dieser Baustelle zugeordnet

Was sich gegenüber Zettel und Tabelle ändert

Bisher

  • Stundenzettel kommen freitags zerknittert ins Büro – oder gar nicht
  • Material wird vergessen und nie berechnet
  • Angebot, Auftrag und Rechnung werden jeweils neu getippt
  • Abschläge von Hand abziehen, § 35a selbst ausrechnen
  • Diskussionen über Stunden, wenn die Rechnung kommt
  • Termine mit dem Fliesenleger per Telefon – und am Ende weiß keiner, was das Bad verdient hat

Mit NextRB Unternehmer

  • Zeiten, Material und Fotos kommen vom Handy, während gearbeitet wird
  • Ein Klick übernimmt alles in die Rechnung – mit Lohngruppe und Preis
  • Ein Beleg wird aus dem anderen: Angebot → Auftrag → Abschlag → Schluss
  • Abschläge und Lohnanteil rechnet NextRB Unternehmer
  • Die Kundin nimmt das Angebot online an und unterschreibt vor der Rechnung, was gemacht wurde
  • Der Fliesenleger trägt seine Tage selbst ein, die Nachkalkulation zeigt den Deckungsbeitrag

Klicken Sie diesen Fall selbst durch.

In der Demo „Handwerk“ finden Sie Familie Krüger, die Baustelle mit allen Erfassungen, den unterschriebenen Nachweis, die Plantafel und den Fliesenleger mit seinem Zeitplan-Link – ohne Anmeldung, einfach ausprobieren.

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