Merkblatt für Handwerksbetriebe

Privathandy im Einsatz

Ihre Monteure erfassen Zeiten, Material und Fotos in der Baustellen-Ansicht von NextRB Unternehmer – oft auf dem eigenen Handy. Das ist möglich, wenn ein paar Dinge geregelt sind. Dieses Blatt fasst sie zusammen.

Was NextRB Unternehmer dafür schon mitbringt

  • Nichts bleibt auf dem Handy: Die Baustellen-Ansicht ist eine Webseite, keine App. Es gibt keinen Offline-Speicher für Kundendaten auf dem Gerät.
  • Fotos werden direkt übertragen: Das Foto wird im Browser verkleinert und sofort gespeichert. Dabei werden Standort- und Gerätedaten (EXIF/GPS) entfernt. Beim iPhone und den meisten Android-Kameras landet das Foto nicht in der Galerie – einzelne Kamera-Apps legen trotzdem eine Kopie ab. Bitte einmal auf den Handys Ihrer Mitarbeiter ausprobieren.
  • Nur das Nötige: Monteure sehen nur die Baustellen, auf die sie eingeteilt sind – keine Preise, keine Kundenliste.
  • Geschützter Zugang: Anmeldung mit zweitem Faktor, gut sichtbarer Knopf „Abmelden“ und automatische Abmeldung nach einer einstellbaren Zeit ohne Bedienung (Einstellungen → Branche → Baustellen und Zeiterfassung).
  • Server in Deutschland, Verarbeitung im Auftrag Ihres Betriebs (Auftragsverarbeitungsvertrag mit NextRB).

Was der Betrieb regeln sollte

  • Freiwilligkeit: Niemand muss sein privates Handy nutzen. Halten Sie die Nutzung in einer kurzen schriftlichen Vereinbarung fest – auf Wunsch mit einer Pauschale für die Nutzung.
  • Regeln vereinbaren: Bildschirmsperre am Handy, nach Feierabend abmelden, keine Weitergabe der Zugangsdaten.
  • Verlust melden: Geht ein Handy verloren, sofort melden – dann den Zugang in NextRB Unternehmer unter Einstellungen → Benutzer entfernen oder das Passwort zurücksetzen lassen. Eine neue Anmeldung braucht ohnehin den zweiten Faktor.
  • Betriebsrat: Gibt es einen, hat er bei der Einführung mitzubestimmen.
  • Kunden informieren: Erwähnen Sie in Ihren Datenschutzhinweisen, dass auf Baustellen Fotos zur Dokumentation entstehen.

Für Monteure: fünf Regeln

  • Bildschirmsperre (PIN, Fingerabdruck oder Gesicht) einschalten.
  • Nach Feierabend abmelden – Knopf oben rechts oder unter der Baustellenliste.
  • Fotos nur von Anlage und Baustelle, keine Personen, möglichst keine privaten Räume des Kunden.
  • Fotos über NextRB Unternehmer aufnehmen, nicht mit der Kamera-App – dann bleiben sie nicht auf dem Handy.
  • Handy weg? Sofort im Büro melden.

Dieses Merkblatt ist eine praktische Orientierung und keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihre Datenschutzbeauftragte bzw. Ihren Datenschutzbeauftragten oder Ihre Handwerkskammer. Fragen zu NextRB Unternehmer: info@nextrb.eu